目錄
Toggle
Excel檔案加密教學總覽Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）Windows版Excel加密步驟實際應用情境Mac版Excel加密步驟常見錯誤提醒Excel線上版加密限制替代方案Excel檔案保護方式比較適用情境與差異說明密碼管理與安全性建議密碼強度建議密碼遺失風險與提醒真實案例如何移除或更改密碼Excel加密常見問題（FAQ）Q1：密碼忘記怎麼辦？Q2：加密後還能與他人共用檔案嗎？Q3：加密後檔案會影響檔案格式或功能嗎？Q4：Excel加密有無安全漏洞？Q5：可以同時保護工作表與加密檔案嗎？進階檔案保護與團隊協作工具推薦進階檔案權限管理需求工具介紹與適用場合實際應用案例結語與行動呼籲
Excel檔案加密教學總覽
在現代辦公環境中，Excel檔案常用於儲存敏感數據、財務報表、專案進度等關鍵資訊。若未妥善加密，資料可能因意外外洩或未經授權存取而造成損失。透過Excel內建的加密功能，你可以有效限制未授權者開啟檔案，提升資訊安全。
適用情境包括：財務報表、客戶名單、內部預算、專案機密文件等。
以下將針對不同平台，提供詳細的加密操作教學與安全建議。
Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）
Windows版Excel加密步驟
開啟欲加密的Excel檔案
點選左上角「檔案」標籤，進入檔案管理介面。
進入「資訊」頁面
在側邊欄選擇「資訊」，即可看到檔案相關設定。
選擇「保護活頁簿」
點擊「保護活頁簿」按鈕，展開下拉選單。
選擇「以密碼加密」
選擇「以密碼加密」，系統會跳出密碼設定視窗。
輸入並確認密碼
輸入你希望設定的密碼，並再次輸入確認。請務必記錄密碼，因為遺失後無法找回。
儲存檔案
完成密碼設定後，儲存檔案。下次開啟時，系統將要求輸入密碼。
實際應用情境
某企業財務部門需定期與管理層分享預算表，透過加密功能，僅授權人員可開啟，避免資訊外洩。
Mac版Excel加密步驟
開啟Excel檔案
點選上方功能列的「檔案」。
選擇「密碼」設定
在下拉選單中點選「設定密碼」，或於「工具」中選擇「保護文件」。
輸入密碼
輸入欲設定的密碼，並再次確認。
儲存檔案
設定完成後儲存，日後開啟需輸入密碼。
常見錯誤提醒
部分Mac用戶會誤以為「保護工作表」即為加密整份檔案，實際上僅限制編輯，無法防止未授權開啟。
Excel線上版加密限制
目前Excel線上版（Excel for Web）尚未支援直接設定檔案密碼。若需加密，建議先於桌面版Excel加密後再上傳，或考慮使用雲端協作平台（如Monday.com）進行權限管理。
替代方案
下載檔案至本地端，使用桌面版Excel加密後再上傳。
透過雲端平台設定存取權限，限制未授權者瀏覽。
Excel檔案保護方式比較
Excel提供多種保護機制，根據需求選擇最合適的方式：
保護方式
功能說明
適用情境
優點
限制
以密碼加密檔案
開啟檔案前需輸入密碼，未授權者無法存取內容
機密文件、財務報表
安全性高
密碼遺失無法找回
保護工作表/工作簿
限制特定儲存格或結構編輯，開啟檔案不需密碼
團隊協作、避免誤編輯
操作彈性
內容仍可被查看
雲端權限管理
透過平台設定檔案存取及編輯權限
多人協作、跨部門文件管理
權限細緻
需額外平台支援
適用情境與差異說明
以密碼加密檔案：適合需嚴格限制存取的敏感資料。
保護工作表/工作簿：適合團隊內部協作，防止誤刪或誤改。
雲端權限管理：適合多人協作、需動態調整權限的情境，例如使用Monday.com進行專案管理，或用pdfFiller處理PDF文件權限。
密碼管理與安全性建議
密碼強度建議
建議密碼長度至少8碼，包含大寫、小寫、數字與符號。
避免使用生日、簡單字詞或重複密碼。
可利用密碼管理工具（如Sanebox等）協助安全儲存密碼。
密碼遺失風險與提醒
Excel不提供密碼找回功能，密碼遺失將永久無法開啟檔案。
建議將密碼妥善記錄於安全處，或使用密碼管理器。
真實案例
某公司人資部門因密碼遺失，導致年度薪資表無法開啟，造成資料重建困難。建議定期備份未加密版本，並妥善管理密碼。
如何移除或更改密碼
移除密碼：
1. 開啟已加密檔案，輸入密碼進入。
2. 依原加密步驟進入「保護活頁簿」>「以密碼加密」。
3. 將密碼欄位清空，按下「確定」。
4. 儲存檔案，密碼即被移除。
更改密碼：
1. 開啟檔案並輸入舊密碼。
2. 依前述步驟重新設定新密碼。
3. 儲存檔案即可。
Excel加密常見問題（FAQ）
Q1：密碼忘記怎麼辦？
A：Excel不提供密碼找回功能，建議使用密碼管理工具預防遺失。若密碼遺失，檔案將無法開啟。
Q2：加密後還能與他人共用檔案嗎？
A：可以，但收件者需知曉密碼。若需多人協作，建議使用雲端權限管理工具。
Q3：加密後檔案會影響檔案格式或功能嗎？
A：不會影響內容與功能，但未輸入正確密碼前無法開啟。
Q4：Excel加密有無安全漏洞？
A：雖然Excel加密能有效阻擋一般用戶，但對於專業破解工具仍有一定風險。建議搭配權限管理或進階加密工具使用。
Q5：可以同時保護工作表與加密檔案嗎？
A：可以。可先加密檔案，再於檔案內針對特定工作表設定編輯保護。
進階檔案保護與團隊協作工具推薦
隨著團隊協作需求提升，僅依賴Excel內建加密已難以滿足多層次權限管理與審核需求。以下介紹幾種常見的進階應用工具：
進階檔案權限管理需求
需設定不同人員的檔案存取、編輯、下載權限。
需追蹤檔案存取紀錄、審核流程。
需整合多種檔案格式（如Excel、PDF等）。
工具介紹與適用場合
Monday.com：適用於專案管理與團隊協作，可細緻設定檔案權限、追蹤編輯紀錄，適合跨部門協作或需嚴格控管文件存取的企業。
pdfFiller：適合需要處理PDF檔案加密、簽署與權限管理的情境，支援多種格式轉換與安全控管。
SignNow：針對電子簽署與文件驗證，適合合約、授權書等需法律效力的文件流程。
實際應用案例
某跨國專案團隊利用Monday.com協作平台，將Excel檔案上傳並設定不同成員的存取權限，有效防止未授權存取並提升協作效率。
結語與行動呼籲
Excel檔案加密是保護敏感資訊的第一步，但僅靠密碼防護仍有其限制。建議根據實際需求，結合密碼管理、權限控管與進階協作工具，打造更完善的資訊安全環境。立即檢視你的重要Excel檔案，依照本文教學設定密碼，並評估是否需要導入如Monday.com等專業平台，進一步提升團隊協作與資料保護層級。